Организация внутреннего документооборота
Правильно организованный внутренний документооборот – залог успеха любого бизнеса, независимо от его размеров.
Под документами принято понимать все объекты, содержащие сведения, которые необходимо в срок передать от отправителя к конечному адресату. К ним относятся не только классические бумажные носители, но и электронные файлы.
Для того чтобы создать эффективную систему, каждый руководитель должен точно знать, что же такое документооборот на предприятии, а также понимать основные принципы его организации.
Правильно организованный внутренний документооборот не только помогает усовершенствовать коммуникацию между сотрудниками компании, но и крайне необходим для составления юридически правильной и достоверной отчетности.
Что такое документооборот?
Это определение включает в себя составление, согласование, прием, передачу и обмен документами между сотрудниками внутри компании, а также внешними партнерами фирмы. Иногда более точным становится другой определение – движение документов с момента их фактического составления до момента получения их адресатом или отправки в архив.
В свою очередь, документация компании делится на три основных категории:
- Входящая, то есть та, что поступает из внешней среды – партнеров, учреждений, государственных органов, инстанций и др.
- Исходящая – отправляемая сотрудниками компании за ее пределы.
- Внутренняя, то есть документы, создаваемые и используемые исключительно в пределах конкретного предприятия.
Эти категории, в свою очередь, являются основополагающим фактором для определения документопотоков – горизонтальных и вертикальных.
- Горизонтальный документопоток включает в себя ту документацию, которая перемещается между отделами и подразделениями одного уровня.
- Вертикальный предполагает, что бумаги и электронные файлы направляются в подразделения разных уровней.
На сегодняшний день чаще всего встречается смешанная форма организации документооборота, где документы составляются не только на бумажных, но и на электронных носителях.
Основным правилом организации внутреннего документооборота является его максимальная оптимизация. Ее цель – обеспечить оперативность движения документов.
Достигнуть необходимого результата можно выбрав одну из трех основных форм организации документооборота:
- Централизованную, при которой вся документация предприятия сосредотачивается в одном месте. Ответственный отдел принимает на себя максимум обязанностей, которые напрямую связаны с регистрацией, обработкой и дальнейшим хранением документов.
- Децентрализованную, характеризующуюся тем, что документы направляются в несколько структурных подразделений компании, проводящих необходимые операции. Такую организационную форму чаще всего выбирают фирмы, имеющие несколько территориально удаленных друг от друга подразделений.
- Смешанную, то есть совмещающую в себе основные признаки остальных форм.
Форма организации внутреннего документооборота должна быть выбрана исходя из особенностей конкретного предприятия, его размера и структуры.
Существует четыре основных принципа документооборота:
- Предельная четкость – все документы компании должны двигаться по строго заданным направлениям.
- Непрерывность.
- Ритмичность - обеспечить эффективную работу предприятия может только строгое соблюдение сроков обработки поступивших документов.
- Параллельность – один и тот же процесс не должен находиться в зоне ответственности разных лиц.
Нарушение одного из перечисленных выше признаков может привести к нарушению всей существующей системы.
| Услуга | Стоимость |
|---|---|
| Разработка пакета внутренней организационной документации | 5 000 руб. |
| Составление учетной политики | 5 000 руб. |
